Dokument-håndtering

Et «dokument» kan i denne sammenheng være et Word dokument som docx, pdf osv., eller et bilde som f.eks. en jpg-fil. Det kan også være et internt HTML dokument inne i CalWin.

Et dokument kan

• Vises intern i CalWin på ordrehodet eller prosjekt

• Vises internt i CalWin på et sjekkpunkt

• Vises når du velger varianter som glass/vrider osv i konstruksjonsbildet på en varelinje.

• Legges ved som et vedlegg til e-post ved utsending av tilbud/ordrebekreftelse

Dersom du laster inn et dokument fra en fil på serveren eller lokal pc, vil det originale dokumentet alltid bli liggende på sin opprinnelige plassering. Det lastes inn og lagres som en kopi i CalWin når du setter det opp i dokumentarkivet, og ved referanse i CalWin er det bare en peker til dokumentet internt i databasen.

Oppsett av dokumentarkivet gjøres gjennom flere steg i CalWin.

1. Data/Dokumentarkiv (avhengig av rettigheten «Produktvedlikehold»)

   1. Her henter du evt. dokumenter fra serveren og lagrer de i CalWin

2. Data/Produktvedlikehold

   1. Det kan opprettes en peker til et dokument fra et produkt, en variant, et element eller en vare.

3. Data/Tabeller/Generelle kartotek/Tagg

   1. Her kan du opprette «tagger» (nøkkelord) som kan knyttes til dokumentet.

Du kan også knytte et dokument manuelt til ordrehodet eller prosjekt. Dokumenthåndteringen er dynamisk slik at dersom et produkt på en ordrelinje bruker en spesiell glassvariant som refererer til dokumentet, så er denne ordren automatisk linket til dokumentet.

Tagg

En tagg er et nøkkelord som du kan opprette for å knytte sammen flere dokumenter. Gå inn på Data/Tabeller/Generelle kartotek/Tagg for å vedlikeholde tagger.

Felt	Beskrivelse
ID	Automatisk id i CalWin.
Navn	Et navn som beskriver taggen. Kan endres, men må være entydig.
Beskrivelse	Utvidet beskrivelse av taggen.

Hvor skal taggen vises og kunne velges bestemmer du i de 3 kolonnene.

Dokumentkategorier

Under Data/Tabeller/Generelle kartotek/Dokumentkategorier kan du opprette kategorier for lettere å kunne sortere og filtrere forskjellige typer dokumenter.

Dokumentarkiv

Dokumentarkivet ligger under Data/Dokumentarkiv

Dette eksempelet er oversikten over alle dokumenter som er lagt inn i CalWin på denne installasjonen og som kan referere til.

Felt	Beskrivelse
Beskrivelse	En fornuftig beskrivelse av hva dokumentet inneholder.
Kategori	Dersom du har opprettet dokumentkategorier kan de velges inn her.
Tagger	Her kan knytte en eller flere tagger til dokumentet. Tagger brukes som en snarvei til dokumentet. Du kan knytte flere tagger til et dokument.

Filnavn Viser original plassering av dokumentet.

Legg til nytt dokument

Trykk for å legge til nye dokumenter i arkivet.

1. henter et dokument fra harddisken på server eller pc av type docx, pdf, jpg osv.

2. oppretter et internt HTML dokument i CalWin. Funksjonaliteten kan sammenlignes med Notat som finnes flere plasser i CalWin.

Oppdatere dokument

Et dokument som er lastet inn fra en fil og lagret i CalWin kan ikke redigeres i CalWin. Det må redigeres i originalformatet, f.eks. i Word, og så importeres på nytt.

Trykk på for å lese inn dokumentet på nytt dersom endringene skal vises i CalWin.

Dokumenter som er tilknyttet ordrehodet

På ordrehodet er det et skilleark «Dokument» som viser alle tilknyttede dokumenter.

Dokumenter som bare er tilknyttet en ordrelinje vises også her.

Koblingen til dokumentet skjer som regel automatisk, og Kildetype forklarer hva som er bakgrunnen for koblingen. I eksempelet vises dokumenter fordi det er knyttet til produktkoden som er valgt, eller til en variant og et element som igjen er koblet til dokumentet. Denne type automatiske dokumenter er dermed lett tilgjengelig informasjon for ordrebehandler.

Du kan også manuelt legge til et dokument ved å trykke på

Et dokument kan være bare til oppslag i CalWin, eller det kan være som et vedlegg når du sender tilbud/ordrebekreftelse som e-post.

Dokumenter som er tilknyttet ordrelinjer.

Inne fra ordrelinjen finnes også skillearket for Dokument som viser dokumenter som er knyttet til ordrelinjen. Her kan du også legge til nye dokumenter bare for den aktuelle ordrelinjen.

Dokumenter i produktvedlikehold

Data/Produktvedlikehold

Dokumenter kan kobles til Element, Variant, Produkt og Varer. Når en ordrelinje bruker et element, variant, vare eller produktkode som er tilknyttet et dokument så vil ordren automatisk være linket til dokumentet.

I eksempelet over vises det at glassvarianten 1101 3-lags isolerglass er knyttet til et dokument, vist med en grønn kjettinglenke. Et høyreklikk på linjen gir deg en meny der du kan se «Koplede dokumenter» med mulighet til å legge inn nye dokumenter.

Se avsnittet «Dokumentarkiv» på side 5 for å legge til nye dokumenter.

Dokument som vedlegg til e-post

Alle rapporter i CalWin kan ta med seg dokumenter som vedlegg når rapporten sendes på e-post. Det mest vanlige vil kanskje være Tilbud/Ordre rapporten.

Oppsettet gjøres fra Data/Rapportoppsett/Rapport oppsett

For hver rapport i CalWin finner du dette bildet nederst til høyre

1. «Dokument Tagger»

Dersom du setter inn en Tag her vil alle dokumenter som er knyttet til denne taggen alltid legges ved når denne rapporten sendes som e-post. Det kan for eksempel være et tillegg til tilbudsutskriften som alltid skal sendes kunden.

1. «Document tilbud ref. tags»

Dokumenter som har denne taggen vil sendes som vedlegg bare dersom taggen er referert til på ordren.

Det kan være lurt å lage en tydelig tagg «Til utskrift tilbud» slik at du ikke sender fra deg interne dokumenter uforvarende.

Dokument på variantvalg i konstruksjonsbildet

Denne funksjonaliteten krever litt mer konfigurasjon av dokumenthåndteringen.

Når dette er aktivert kan ordrebehandler se en tekst eller et bilde av variantens tilknyttede dokument mens ordrelinjen legges inn og konfigureres.

I oppsettet av tagger er det laget en tagg som kan brukes i varianthåndteringen.

Her har vi kalt taggen for VARIANTDIALOG, men den kan kalles hva som helst.

For at CalWin skal forstå at den skal brukes i varianthåndteringen må vi knytte VARIANTDIALOG taggen til systemparameteren under Data/Systeminnstillinger/Parametre

Her må du velge den taggen som skal gjelde for varianthåndtering.

I dette eksempelet er det 2 dokumenter som er knyttet til VARIANTVALG. Det er 2 jpg bilder av en myggnetting.

I varianttype Myggnetting er variantvalget 48 markert med kobling til et dokument

Et høyreklikk på linjen viser hvilke dokumenter som er koblet til variantvalget

På en ordrelinje vil CalWin automatisk vise bilder av myggnettingen når operatøren velger variant 100 av Myggnetting

Visning av dokument på sjekkpunkt

Et dokument med tilhørende tagg kan refereres til i en sjekkpunktprofil.

Operatøren som kjører sjekkpunktet vil da automatisk kunne se dokumentet dersom den aktuelle varelinjen har referanse til taggen.

Taggen knyttes til sjekkpunkt profilen fra Data/Produksjon/Sjekkpunkt profiler